Effizienz lautet eines der Schlagworte, das nicht nur in großen, sondern auch in kleinen und mittelständischen Betrieben immer mehr Bedeutung gewinnt. Das gilt für alle Abläufe, inklusive der Buchhaltung. Um den Aufwand bei der Abrechnung von Spesen- und Reisebelegen zu vereinfachen, setzen viele Unternehmen inzwischen auf spezielle Kreditkarten für Firmen. Sie verschaffen den Mitarbeitern ausreichend Liquidität, wenn sie für den Betrieb unterwegs sind. Zudem funktionieren Firmenkreditkarten weltweit und erleichtern der Verwaltung die Arbeit, ersparen Vorschüsse in Form von Barmitteln und erlauben, geschäftliche und private Ausgaben sauber zu trennen
Einfachste Form: die Business-Kreditkarte
In der einfachsten Variante wird die Kreditkarte für Firmen als sogenannte Business-Kreditkarte angeboten. Das Kartendoppel ist ideal, um über die eine Karte private Transaktionen abzurechnen und über die andere die Spesen. Firmenkreditkarten gehen allerdings noch einen Schritt weiter. Hier handelt es sich dann nicht um zwei oder drei, sondern je nach Unternehmensgröße um mehrere Hundert Kreditkarten, die auf den Namen der Firma ausgestellt und an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Wie im privaten Bereich gibt es auch bei den Kreditkarten für Firmen eine Reihe unterschiedlicher Varianten. So kann jedes Unternehmen die für sich passende Lösung nutzen. Nutzen Sie hierzu unseren Kreditkarten Vergleich
Beispiele für Firmenkreditkarten
Dazu zwei Beispiele: Firmen, deren Mitarbeiter viel reisen (Messen, Kundenbesuche), nutzen häufig eine Reisestellenkarte. Mit dieser Karte werden sämtliche Reisetätigkeiten finanziert, angefangen vom Flugticket bis hin zum Mietwagen. Das hat für Unternehmen den entscheidenden Vorteil, dass sämtliche Reisekosten gebündelt über einen Rechnungsposten laufen. Damit die Mitarbeiter unterwegs alle dienstlich bedingten Ausgaben bezahlen können, werden zusätzlich Corporate Cards ausgegeben. Diese Kombination hat sich in vielen Betrieben bereits bewährt
Abrechnungsvarianten bei Firmenkreditkarten
Sofern mehrere Karten im Einsatz sind, stellt sich die Frage, wie abgerechnet werden soll. Auch hier gibt es diverse Optionen. Gängig ist, dass für jede Karte eine Auflistung der Ausgaben erstellt wird – auf Wunsch nach den Vorgaben des Unternehmens sortiert. Der Gesamtbetrag aller Kreditkartenabrechnungen wird dann über das Firmenkonto beglichen. Das ist der einfachste Weg. Die zweite Möglichkeit setzt voraus, dass Mitarbeiter und Betriebsrat einverstanden sind. In dem Fall erfolgt die Abrechnung der Firmenkreditkarte über das Privatkonto des bzw. der Angestellten. Das Geld wird dann von der Firma erstattet. Aufgrund des Zahlungsziels von üblicherweise vier Wochen ist der Betrag schneller gutgeschrieben als abgebucht.
Vorteile der Kreditkarten für Firmen
Vorteile ergeben sich bei Kreditkarten für Firmen gleich auf zwei Ebenen. Da die Firma kein Bargeld abheben und dem Mitarbeiter eine Reisekasse zur Verfügung stellen muss, wird die Liquidität geschont. Hinzu kommt, dass über die Firmenkreditkarte ein kurzfristiger und zinsloser Kredit – sofern keine Ratenzahlung vereinbart wurde – in Anspruch genommen werden kann. Punkt zwei ist die Übersicht zu den Ausgaben. Statt eine Vielzahl einzelner Belege buchen zu müssen, gibt es für jede Karte eine sauber aufgelistete Aufstellung aller Posten. Das spart Zeit und damit auch Geld.